Scanfour Oy:n asiakasrekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Scanfour Oy (y-tunnus: 2297072-9)
Käyntiosoite: Sähkötie 1, 01510 VANTAA
Postiosoite: Tinnonmäentie 139, 36640 ILTASMÄKI
Puhelin: 09 3487 3508

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jani Jokinen
c/o Scanfour Oy
[email protected]

3. Rekisterin nimi
Scanfour Oy / Electrobike asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, tilausten toimittamiseen ja laskuttamiseen, asiakastapahtumien varmentamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, profilointiin, palveluiden toteuttamiseen ja personointiin, markkinointiin ja mainontaan (mukaan lukien näiden kohdentamiseen), väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkimiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä rekisterinpitäjän valikoimien yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. Tietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä henkilötietolain mukaisesti.

5. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Perustiedot, kuten:

etu- ja sukunimet
yhteystiedot (kuten osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
työnantajan nimi ja yhteystiedot
asuinmaa
titteli
siviilisääty
syntymäaika
sukupuoli
kieli
ansiotaso

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot (esim. asiakasnumero, käyttäjätunnukset ja salasanat, nimimerkki) ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot (esim. ostot verkkokaupassa) ja ostoprosessin eri vaiheet ja tapahtumat
valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot
pankkiyhteystiedot
henkilötunnus luottosuhteessa tai siihen verrattavissa olevassa suhteessa olevilta, maksullisia tuotteita / palveluja hankkivilta asiakkailta
maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet)
rekisteröityyn kohdistetut ja muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö (mukaan lukien rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden kampanjoihin liittyvät tiedot, kuten rekisteröidyn asiakasnumero yhteistyökumppanin järjestelmissä)
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esim. reklamaatiot ja muut palautteet sekä asiakaspalvelupuheluiden tallenteet)
suoramarkkinointiluvat ja – kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot
palvelun käyttöönottoa suositelleen henkilön nimi tai nimimerkki
rekisteröidyn tuottama tai häntä koskeva aineisto (esim. rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä)
tiedot rekisteröidyn julkaisemista ilmoituksista
ansioluetteloon ja työnhakuun liittyvät työnhakupalveluun annetut tiedot
tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot
sijaintitiedot
muut palvelun käytöstä kerätyt ja siitä johdetut tiedot, kuten muun muassa evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot
henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä
ammattiliiton tai muun vastaavan liiton jäsenyys
muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot Yritystiedot, kuten:
yritys
asema työpaikalla
tehtäväalue yrityksessä
yrityksen toimiala
yrityksen katuosoite, postinumero ja –toimipaikka
puhelinnumero tai matkapuhelinnumero työhön
työsähköpostiosoite
työpikaviestiosoite

Ja edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen puolestaan ryhmätilauksen tehneeltä taholta puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, ASML Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto ry:n ylläpitämistä rekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta. Tiedot tiettyyn ammattiliittoon tai –ryhmään kuulumisesta voidaan saada ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta. Mikäli asiakas on rekisteröitynyt rekisterinpitäjän tai sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvan yhtiön verkkopalveluun tai mobiilisovellukseen, evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla kerättyjä ns. havainnoituja tietoja voidaan yhdistää asiakkaalta muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Tapahtuma- ja koulutuspalveluiden kulloisetkin yhteistyökumppanit saavat säännönmukaisesti tapahtumaan tai koulutukseen osallistuneiden henkilöiden tiedot. Mikäli rekisterinpitäjä on sopimusehdoin sitoutunut olemaan luovuttamatta tietoja palvelun ulkopuolelle, noudatetaan ensisijaisesti sopimusehtoja. Seuraavien palveluiden käyttäjien tietoja ei missään tilanteessa luovuteta kyseisen palvelun ulkopuolelle: Lakimiesmatrikkeli, Valtiokalenteri ja sanakirjapalvelut. Rekisterinpitäjä voi antaa rekisteröidyn henkilötietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden suoramarkkinointirekistereihin. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

8. Rekisterin suojaus

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun (puh.09 3487 3508). Rekisteröity voi estää tai poistaa evästeet selaimen asetusten avulla. Lisätietoja evästeistä ja muista tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä rekisteröity saa osoitteesta: [email protected]